Asesorías financieras y jurídicas

¿Cómo implementar las normas ISO de una manera simple y sencilla?

 

Si en su organización están pensando en implementar normas ISO, debe saber que ISO permite que la pequeña o mediana empresa obtenga los certificados con reconocimiento “mundial”.

Hay dos formas de implementar una norma ISO: La Difícil y la Fácil.

 

La difícil  normalmente  ocurre  por desconocimiento. Consiste en contratar un asesor y/o hacerlo por cuenta propia, y documentar  absolutamente  “todo”  en  la organización, con la excusa de la “Evidencia Objetiva”, lo que se debe mostrar a las preguntas del Auditor el día de la auditoría para demostrar que existe un Sistema de Gestión “Documentado e Implementado”.

 

El asesor o consultor, para justificar sus “horas de  consultoría”,  muchas  veces  sugiere implementar  muchos  más  documentos (Manuales,  Procedimientos,  Instructivos, Formatos y Registros) de los que son realmente importantes y necesarios. Consecuencia de lo anterior: un sistema muy robusto, paquidérmico, lleno de procedimientos y de trabas que enredan a la empresa, y que con la “excusa” de que la “ISO” lo exige, hace que en muchas ocasiones, lo que prometía ser un Sistema de Aseguramiento de la Calidad…, termine siendo un sistema de Aseguramiento de la “Burocracia”, de las “Trabas” y de la “insatisfacción”  de  los  clientes,  de  los empleados y de la Gerencia. Con la implementación “Difícil”, un proyecto de certificación que se proyectaba a seis meses, termina durando entre uno a tres años. Un desgaste  para  la  Gerencia  y  para  la organización.

 

Ahora, ¿Cómo se puede implementar una Norma ISO de forma Fácil, Simple y Sencilla?

 

  1. Asesorarse bien. Pregunta a otras empresas que ya están certificadas, ¿Cómo fue su proceso? ¿Cuáles han sido los beneficios obtenidos?, ¿Qué errores cometieron?  ¿Cómo  los hubieran podido haber evitado?

 

  1. Busca asesoría de empresas serías y reconocidas, algunas veces por costos se contrata a profesionales junior o empresas con poca experiencia, Con COPROFAS, usted puede delegar este proceso y confiar este proceso en una empresa sólida y con experticia en temas de certificación y outsourcing.

 

  1. Planifica: 80%  planificación  20% ejecución, Modelo Japonés. Realiza un Gap Análisis.

 

  1. Nombra un responsable del proyecto. Dependiendo el  tamaño  de  la organización,  no  es  necesario contratar  a  una  persona exclusivamente.

 

  1. Apoya y soporta como Gerente todo el proyecto.

 

  1. Conoce inicialmente cuales son los documentos mínimos  obligatorios que exige cada Norma ISO.

 

  1. Define cuales son los “mínimos” documentos adicionales que se deben implementar en la empresa para asegurar la  gestión.  Siempre pregúntate  si  estos  documentos “Agregan Valor” o No.

 

 

  1. Documenta para optimizar tiempo y generar conocimiento  importante, ejemplo:  Inducciones,  tareas repetitivas,  Lecciones  Aprendidas, Preguntas  al  Jefe  repetitivas, instructivos, etc.

 

  1. Construye el Manual del Sistema de Gestión al final, recopilando todos los documentos creados, cuando se hace al principio, se crean o se imaginan más de los necesarios.

 

  1. Cuando tengas  los  documentos mínimos  necesarios,  divulga  e implementa  inmediatamente,  “Lo perfecto Es Enemigo de lo Bueno” Voltaire. Luego mejóralos.

 

  1. Define claramente las capacitaciones que tendrás  que  dar  a  los colaboradores.

 

  1. No te  llenes  de  capacitaciones “catedráticas”  que  la  gente  no entiende y en las que se pierde mucho tiempo.

 

  1. Siempre ten en cuenta dos cosas: a. El costo de la capacitación (Total $/Hora Colaboradores X # de Capacitaciones) es un costo muy alto, optimiza y pregúntate ¿La  capacitación realmente genera la competencia y habilidad que se requiere?

 

  1. La capacitación puede durar entre 5-15 minutos máximo y la evaluación 5 minutos.

 

  1. Realiza talleres  en  vez  de capacitaciones,  son  mucho  más efectivos.

 

  1. Capacita siempre buscando en los colaboradores: Autogestión, Autocontrol  y  Automotivación… Liderazgo.

 

  1. Inicia solicitando la Fecha al Ente Certificador (SGS,  Bureau  Veritas, Intertek, etc.). Esto ayuda a tener foco y a concretar los esfuerzos.

 

  1. Realiza inicialmente  la  auditoría interna con un “Auditor Experto”, ojalá auditor externo de Ente de Certificación. Esto genera objetividad y reduce la incertidumbre del proceso. Por otra parte, formar auditores internos requiere tiempo y dinero.

 

  1. Aborda la auditoría interna no como una “Asustoría”  sino  como  una autoevaluación, una oportunidad de mejora.

 

  1. Soluciona las dudas rápidamente, no te quedes con dudas ¿Será que con esto cumplo?, ¿Será que necesito esto?, ¿Qué me va a pedir el auditor?, Etc.

 

  1. Utiliza el principio KISS, “Keep It Simple Stupid”. Manténgalo todo simple y estúpido, lo que es simple y estúpido se  puede  gestionar fácilmente.

 

  1. Luego de hacer la auditoría interna y de realizar la Revisión por la Dirección (requisito de la norma), haz una última revisión y listo a la “ Asustoría Externa ”.

 

  1. No le tengas miedo a la Auditoría Externa, siempre son oportunidades de mucho aprendizaje.

 

  1. Si implementas un Sistema de Gestión Simple y Sencillo, su recertificación y su mantenimiento será….simple y sencillo.

 

Eric Rossenberg

ISO-HUB Gestión Empresarial – Revista estilo gerencial

 

 

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